Zásady ochrany osobních údajů

Kdo odpovídá

Správcem údajů popsaných v těchto zásadách je společnost All Soft Corp s.r.o., Staré Grunty 1/B, 841 04 Bratislava, Slovenská republika, IČO 36 866 865. S dotazy k ochraně osobních údajů a pro uplatnění svých práv nám pište na info@wetender.ai. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali.

U části údajů — záznamů o dodavatelích a korespondence v pracovním prostoru zákazníka — je správcem náš zákazník a my jsme jeho zpracovatelem. Co to pro vás znamená, vysvětluje oddíl 13.

Údaje, které zpracováváme o uživatelích

Když se zaregistrujete a používáte službu, zpracováváme:

• Registrační údaje — jméno a příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, zemi a město.
• Údaje o společnosti — název společnosti, IČO, DIČ, adresu a údaje osoby jednající za společnost.
• Údaje o účtu a přihlašování — heslo uložené pouze jako hash, stav ověření e-mailu a záznamy o přihlášeních.
• Údaje o používání a technické údaje — úkony provedené v případu, časové značky, IP adresu, informace o prohlížeči a zařízení a záznamy o chybách.
• Údaje k ochraně před zneužitím — výsledek kontroly reCAPTCHA při registraci.

Obsah případů a korespondence s dodavateli

Nákupní případ obsahuje to, co jste napsali, přiložené soubory, specifikaci z nich odvozenou, oslovené dodavatele a celou e-mailovou komunikaci s nimi včetně jejich nabídek a navazujících zpráv. Pokud dodavatel podepíše e-mail jménem, funkcí nebo přímým telefonním číslem osoby, zpráva obsahuje osobní údaje a ukládá se spolu s případem.

Odchozí poptávky se odesílají z naší infrastruktury jménem nakupující organizace a odpovědi přicházejí do schránky provozované k tomuto účelu a přiřazují se k případu, ke kterému patří.

Kontaktní údaje dodavatelů nalezené na webu

Aby bylo možné poslat poptávku dodavateli, kterého zákazník ještě nemá ve svém adresáři, služba navštíví vlastní veřejný web tohoto dodavatele a získá z něj zveřejněné obchodní kontaktní údaje — obvykle e-mailovou adresu a telefonní číslo spolu se stránkou, na které byly nalezeny. Čtou se pouze veřejně přístupné stránky; k ničemu za přihlášením se nepřistupuje.

Pokud taková adresa identifikuje konkrétní osobu, například jmeno.prijmeni@dodavatel.example, zpracováváme ji na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: doručit skutečnou nákupní poptávku firmě, která adresu zveřejnila právě k tomuto účelu. Tyto údaje uchováváme, aby při další poptávce nebylo nutné web procházet znovu, a když zastarají, aktualizujeme je.

Pokud jste kontaktní osobou dodavatele: proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku na info@wetender.ai a požádat nás o výmaz svých údajů a ukončení kontaktování. Každá poptávka, kterou posíláme, vám také řekne, jak to udělat, a takové žádosti vyhovíme bez udání důvodu.

Zpracování modely umělé inteligence

Služba posílá obsah poskytovatelům modelů umělé inteligence, aby mohla psát specifikace, posuzovat, zda výsledky vyhledávání odpovídají specifikaci, připravovat poptávky a navazující e-maily, převádět odpovědi dodavatelů na strukturované nabídky a navrhovat kategorie pro záznamy o dodavatelích. Odeslaný obsah může zahrnovat popis případu, přiložené soubory a text korespondence s dodavateli.

Naši poskytovatelé AI zpracovávají tento obsah podle našich pokynů pouze proto, aby vrátili výsledek, a jsou smluvně zavázáni nepoužívat jej k trénování svých modelů. Současným poskytovatelem je OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.); modely běží na infrastruktuře OpenAI ve Spojených státech.

Důležitá rozhodnutí — které dodavatele oslovit, co poslat, kterou nabídku přijmout — činí nebo schvaluje člověk ve vaší organizaci. Služba nečiní rozhodnutí s právními účinky vůči jednotlivci ve smyslu čl. 22 GDPR.

Proč údaje zpracováváme a na jakém základě

• K poskytování služby, o kterou jste požádali — vedení případů, odesílání a přijímání korespondence s dodavateli, uchovávání záznamu o případu. Právní základ: plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b).
• K oslovení dodavatelů se skutečnou poptávkou — získávání a používání zveřejněných obchodních kontaktních údajů. Právní základ: oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f).
• K zabezpečení služby a předcházení zneužití — logy, omezení počtu požadavků, reCAPTCHA při registraci. Právní základ: oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f).
• K plnění zákonných povinností — účetní a daňové záznamy. Právní základ: právní povinnost, čl. 6 odst. 1 písm. c).
• K zasílání novinek o produktu, pokud jste o ně požádali. Právní základ: souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a), který můžete kdykoli odvolat.

Kdo další má k údajům přístup

Osobní údaje neprodáváme. Poskytujeme je pouze poskytovatelům, kteří je pro nás zpracovávají na základě smlouvy o zpracování údajů, a dodavatelům v rozsahu, v jakém poptávka, kterou posíláte, nevyhnutelně prozrazuje, kdo se ptá. Našimi zpracovateli jsou:

• Hosting a infrastruktura — žádný; služba běží na našich vlastních serverech ve Slovenské republice (EU).
• Poskytovatel modelů AI — OpenAI Ireland Ltd., Irsko; zpracování zajišťuje OpenAI, L.L.C. ve Spojených státech.
• Poskytovatel webového vyhledávání, který slouží k hledání vhodných produktů a dodavatelů — SerpApi, LLC, Spojené státy. Posílají se pouze vyhledávací dotazy, nikoli údaje vašeho účtu.
• Odesílání a přijímání e-mailů — Websupport s.r.o., Slovenská republika (EU).
• Ochrana před boty — Google reCAPTCHA na registračním formuláři.
• Monitorování chyb a analytika — žádné; nepoužíváme analytické nástroje ani nástroje pro monitorování chyb třetích stran.

Údaje můžeme zpřístupnit také tehdy, když to vyžaduje zákon, nebo k prokázání, uplatnění či obhajobě právních nároků.

Předávání mimo EHP

Někteří z uvedených poskytovatelů mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě je předání kryto rozhodnutím o odpovídající ochraně nebo standardními smluvními doložkami Evropské komise spolu s doplňkovými zárukami. O kopii uplatňovaných záruk nás můžete požádat na info@wetender.ai.

Jak dlouho údaje uchováváme

• Údaje o účtu — po dobu existence účtu a 30 dní po jeho zrušení.
• Případy a korespondence s dodavateli — po dobu existence účtu, aby záznam o nákupu zůstal dostupný; poté 30 dní po zrušení účtu, následně se vymažou nebo anonymizují.
• Kontaktní údaje dodavatelů — dokud jsou užitečné; při zastarání se aktualizují a při námitce se vymažou.
• Technické logy — 90 dní.
• Účetní záznamy — po dobu, kterou vyžaduje zákon, v současnosti 10 let podle slovenského zákona o účetnictví.

Vaše práva

Podle GDPR nás můžete požádat o přístup ke svým údajům, o jejich opravu nebo výmaz, o omezení zpracování a o kopii v přenositelném formátu. Můžete vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu — včetně kontaktních údajů dodavatelů popsaných v oddíle 4 — a odvolat jakýkoli udělený souhlas, aniž by to ovlivnilo zpracování, které již proběhlo.

Napište nám na info@wetender.ai a odpovíme do jednoho měsíce. Pokud nebudete spokojeni, můžete podat stížnost slovenskému Úradu na ochranu osobných údajov SR (Hraničná 12, 820 07 Bratislava) nebo dozorovému úřadu v místě vašeho bydliště.

Cookies a podobné technologie

Úložiště ve vašem prohlížeči používáme k tomu, co služba potřebuje ke svému fungování: udržení přihlášení, zapamatování jazyka a kontrolu reCAPTCHA na registračním formuláři. Jsou nezbytné pro službu, o kterou jste požádali, a nevyžadují souhlas. Analytické ani marketingové cookies nepoužíváme.

Bezpečnost

Přístup ke službě vyžaduje ověření totožnosti, přenos dat je šifrovaný, hesla se ukládají pouze jako hash a přístup k produkčním údajům mají jen zaměstnanci, kteří jej potřebují. Případy a adresář dodavatelů každého zákazníka jsou odděleny od ostatních zákazníků. Žádný systém není dokonale bezpečný; pokud porušení zabezpečení zasáhne vaše údaje a pravděpodobně pro vás představuje riziko, informujeme vás i dozorový úřad, jak to vyžaduje GDPR.

Když jednáme za zákazníka

U záznamů o dodavatelích, které zákazník importuje, a u korespondence v jeho pracovním prostoru rozhoduje o tom, co se zpracovává a proč, zákazník — je správcem a my jednáme podle jeho pokynů jako jeho zpracovatel. Pokud jste kontaktní osobou dodavatele a vaše údaje jsou v pracovním prostoru zákazníka, vaši žádost tomuto zákazníkovi předáme a pomůžeme mu ji vyřídit; námitce proti zpracování, které provádíme vlastním jménem, vyhovíme i tak.

Změny a kontakt

Tyto zásady aktualizujeme, když se změní služba nebo právo, a novou verzi zveřejníme zde s novým datem poslední aktualizace. Se vším, co se týká tohoto dokumentu, nám pište na info@wetender.ai.