Zásady ochrany osobných údajov

Kto je zodpovedný

Prevádzkovateľom údajov opísaných v týchto zásadách je spoločnosť All Soft Corp s.r.o., Staré Grunty 1/B, 841 04 Bratislava, Slovenská republika, IČO 36 866 865. S otázkami k ochrane osobných údajov a pri uplatňovaní svojich práv nám píšte na info@wetender.ai. Zodpovednú osobu sme nevymenovali.

Pri časti údajov — záznamoch o dodávateľoch a korešpondencii v pracovnom priestore zákazníka — je prevádzkovateľom náš zákazník a my sme jeho sprostredkovateľom. Čo to pre vás znamená, vysvetľuje oddiel 13.

Údaje, ktoré spracúvame o používateľoch

Keď sa zaregistrujete a používate službu, spracúvame:

• Registračné údaje — meno a priezvisko, e-mailovú adresu, telefónne číslo, krajinu a mesto.
• Údaje o spoločnosti — názov spoločnosti, IČO, DIČ, adresu a údaje osoby konajúcej za spoločnosť.
• Údaje o účte a prihlasovaní — heslo uložené len ako hash, stav overenia e-mailu a záznamy o prihláseniach.
• Údaje o používaní a technické údaje — úkony vykonané v prípade, časové značky, IP adresu, informácie o prehliadači a zariadení a záznamy o chybách.
• Údaje na ochranu pred zneužitím — výsledok kontroly reCAPTCHA pri registrácii.

Obsah prípadov a korešpondencia s dodávateľmi

Nákupný prípad obsahuje to, čo ste napísali, priložené súbory, špecifikáciu z nich odvodenú, oslovených dodávateľov a celú e-mailovú komunikáciu s nimi vrátane ich ponúk a následných správ. Ak dodávateľ podpíše e-mail menom, funkciou alebo priamym telefónnym číslom osoby, správa obsahuje osobné údaje a ukladá sa spolu s prípadom.

Odchádzajúce dopyty sa odosielajú z našej infraštruktúry v mene nakupujúcej organizácie a odpovede prichádzajú do schránky prevádzkovanej na tento účel a priraďujú sa k prípadu, ku ktorému patria.

Kontaktné údaje dodávateľov nájdené na webe

Aby bolo možné poslať dopyt dodávateľovi, ktorého zákazník ešte nemá vo svojom adresári, služba navštívi vlastný verejný web tohto dodávateľa a získa z neho zverejnené obchodné kontaktné údaje — zvyčajne e-mailovú adresu a telefónne číslo spolu so stránkou, na ktorej boli nájdené. Čítajú sa len verejne prístupné stránky; k ničomu za prihlásením sa nepristupuje.

Ak takáto adresa identifikuje konkrétnu osobu, napríklad meno.priezvisko@dodavatel.example, spracúvame ju na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR: doručiť skutočný nákupný dopyt firme, ktorá adresu zverejnila práve na tento účel. Tieto údaje uchovávame, aby pri ďalšom dopyte nebolo nutné web prechádzať znova, a keď zastarajú, aktualizujeme ich.

Ak ste kontaktnou osobou dodávateľa: proti tomuto spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať na info@wetender.ai a požiadať nás o vymazanie svojich údajov a ukončenie kontaktovania. Každý dopyt, ktorý posielame, vám tiež povie, ako to urobiť, a takej žiadosti vyhovieme bez uvedenia dôvodu.

Spracúvanie modelmi umelej inteligencie

Služba posiela obsah poskytovateľom modelov umelej inteligencie, aby mohla písať špecifikácie, posudzovať, či výsledky vyhľadávania zodpovedajú špecifikácii, pripravovať dopyty a následné e-maily, prevádzať odpovede dodávateľov na štruktúrované ponuky a navrhovať kategórie pre záznamy o dodávateľoch. Odoslaný obsah môže zahŕňať popis prípadu, priložené súbory a text korešpondencie s dodávateľmi.

Naši poskytovatelia AI spracúvajú tento obsah podľa našich pokynov len na to, aby vrátili výsledok, a sú zmluvne zaviazaní nepoužívať ho na trénovanie svojich modelov. Súčasným poskytovateľom je OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.); modely bežia na infraštruktúre OpenAI v Spojených štátoch.

Dôležité rozhodnutia — ktorých dodávateľov osloviť, čo poslať, ktorú ponuku prijať — robí alebo schvaľuje človek vo vašej organizácii. Služba nerobí rozhodnutia s právnymi účinkami voči jednotlivcovi v zmysle čl. 22 GDPR.

Prečo údaje spracúvame a na akom základe

• Na poskytovanie služby, o ktorú ste požiadali — vedenie prípadov, odosielanie a prijímanie korešpondencie s dodávateľmi, uchovávanie záznamu o prípade. Právny základ: plnenie zmluvy, čl. 6 ods. 1 písm. b).
• Na oslovenie dodávateľov so skutočným dopytom — získavanie a používanie zverejnených obchodných kontaktných údajov. Právny základ: oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f).
• Na zabezpečenie služby a predchádzanie zneužitiu — logy, obmedzenia počtu požiadaviek, reCAPTCHA pri registrácii. Právny základ: oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f).
• Na plnenie zákonných povinností — účtovné a daňové záznamy. Právny základ: zákonná povinnosť, čl. 6 ods. 1 písm. c).
• Na zasielanie noviniek o produkte, ak ste o ne požiadali. Právny základ: súhlas, čl. 6 ods. 1 písm. a), ktorý môžete kedykoľvek odvolať.

Kto ďalší má k údajom prístup

Osobné údaje nepredávame. Poskytujeme ich len poskytovateľom, ktorí ich pre nás spracúvajú na základe zmluvy o spracúvaní údajov, a dodávateľom v rozsahu, v akom dopyt, ktorý posielate, nevyhnutne prezrádza, kto sa pýta. Našimi sprostredkovateľmi sú:

• Hosting a infraštruktúra — žiadny; služba beží na našich vlastných serveroch v Slovenskej republike (EÚ).
• Poskytovateľ modelov AI — OpenAI Ireland Ltd., Írsko; spracúvanie zabezpečuje OpenAI, L.L.C. v Spojených štátoch.
• Poskytovateľ webového vyhľadávania, ktorý slúži na hľadanie vhodných produktov a dodávateľov — SerpApi, LLC, Spojené štáty. Posielajú sa len vyhľadávacie dopyty, nie údaje vášho účtu.
• Odosielanie a prijímanie e-mailov — Websupport s.r.o., Slovenská republika (EÚ).
• Ochrana pred botmi — Google reCAPTCHA na registračnom formulári.
• Monitorovanie chýb a analytika — žiadne; nepoužívame analytické nástroje ani nástroje na monitorovanie chýb tretích strán.

Údaje môžeme sprístupniť aj vtedy, keď to vyžaduje zákon, alebo na preukázanie, uplatnenie či obhajobu právnych nárokov.

Prenosy mimo EHP

Niektorí z uvedených poskytovateľov môžu spracúvať údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. V takom prípade je prenos krytý rozhodnutím o primeranosti alebo štandardnými zmluvnými doložkami Európskej komisie spolu s doplnkovými zárukami. O kópiu uplatňovaných záruk nás môžete požiadať na info@wetender.ai.

Ako dlho údaje uchovávame

• Údaje o účte — počas existencie účtu a 30 dní po jeho zrušení.
• Prípady a korešpondencia s dodávateľmi — počas existencie účtu, aby záznam o nákupe zostal dostupný; potom 30 dní po zrušení účtu, následne sa vymažú alebo anonymizujú.
• Kontaktné údaje dodávateľov — kým sú užitočné; pri zastaraní sa aktualizujú a pri námietke sa vymažú.
• Technické logy — 90 dní.
• Účtovné záznamy — po dobu, ktorú vyžaduje zákon, v súčasnosti 10 rokov podľa zákona o účtovníctve.

Vaše práva

Podľa GDPR nás môžete požiadať o prístup k svojim údajom, o ich opravu alebo vymazanie, o obmedzenie spracúvania a o kópiu v prenosnom formáte. Môžete namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu — vrátane kontaktných údajov dodávateľov opísaných v oddiele 4 — a odvolať akýkoľvek udelený súhlas bez vplyvu na spracúvanie, ktoré už prebehlo.

Napíšte nám na info@wetender.ai a odpovieme do jedného mesiaca. Ak nebudete spokojní, môžete podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR (Hraničná 12, 820 07 Bratislava) alebo dozornému orgánu v mieste vášho bydliska.

Cookies a podobné technológie

Úložisko vo vašom prehliadači používame na to, čo služba potrebuje na fungovanie: udržanie prihlásenia, zapamätanie jazyka a kontrolu reCAPTCHA na registračnom formulári. Sú nevyhnutné pre službu, o ktorú ste požiadali, a nevyžadujú súhlas. Analytické ani marketingové cookies nepoužívame.

Bezpečnosť

Prístup k službe vyžaduje overenie totožnosti, prenos dát je šifrovaný, heslá sa ukladajú len ako hash a prístup k produkčným údajom majú len zamestnanci, ktorí ho potrebujú. Prípady a adresár dodávateľov každého zákazníka sú oddelené od ostatných zákazníkov. Žiadny systém nie je dokonale bezpečný; ak porušenie ochrany zasiahne vaše údaje a pravdepodobne pre vás predstavuje riziko, upovedomíme vás aj dozorný orgán, ako to vyžaduje GDPR.

Keď konáme v mene zákazníka

Pri záznamoch o dodávateľoch, ktoré zákazník importuje, a pri korešpondencii v jeho pracovnom priestore rozhoduje o tom, čo sa spracúva a prečo, zákazník — je prevádzkovateľom a my konáme podľa jeho pokynov ako jeho sprostredkovateľ. Ak ste kontaktnou osobou dodávateľa a vaše údaje sú v pracovnom priestore zákazníka, vašu žiadosť tomuto zákazníkovi postúpime a pomôžeme mu ju vybaviť; námietke proti spracúvaniu, ktoré vykonávame vo vlastnom mene, vyhovieme aj tak.

Zmeny a kontakt

Tieto zásady aktualizujeme, keď sa zmení služba alebo právo, a novú verziu zverejníme tu s novým dátumom poslednej aktualizácie. So všetkým, čo sa týka tohto dokumentu, nám píšte na info@wetender.ai.